אירוע משפחות לעובדים מפגיש באותו מקום ילדים, בני נוער ומבוגרים עם ציפיות וקצב שונים. כדי שכולם ימצאו בו עניין, צריך לתכנן מראש את הרכב הקהל, חלוקת המתחמים, שעות הפעילות, האוכל והאירוח. אטרקציה מרכזית יכולה למשוך תשומת לב, אבל החוויה המשפחתית נבנית גם בדרך אליה, בזמן ההמתנה ובאפשרות לעצור ולנוח.
ב-BY הפקות אנחנו משלבים פיתוח קונספט, תוכן, עיצוב וניהול הפקה באירועי חברה ומשפחות. התכנון מתחיל במה שהארגון רוצה לאפשר לעובדים ולבני משפחותיהם, וממשיך לבחירת הפורמט והספקים שמתאימים לקהל, למקום ולתקציב.
מהו אירוע משפחות לעובדים ולמי הוא מתאים?
אירוע משפחות הוא אירוע חברה שאליו מוזמנים העובדים ובני משפחותיהם, לפי הגדרת הארגון. הוא יכול להתקיים בפארק שעשועים, במתחם אירועים, בשטח פתוח או במקום העבודה, ולשלב פעילות משותפת לצד אזורים המיועדים לגילים שונים. אפשר לערוך יום משפחות כחלק מאירוע קיץ, חגיגת יום הולדת לחברה, חג או מפגש ארגוני.
בשונה מיום גיבוש לעובדים בלבד, כאן לא מתכננים מסלול אחיד שכולם חייבים לעבור יחד. משפחה עם פעוטות זקוקה לגמישות אחרת ממשפחה עם מתבגרים, ויש גם עובדים שיגיעו ללא ילדים. הבחירה ביום משפחות מתאימה כאשר רוצים לאפשר מפגש בין העבודה לבין האנשים הקרובים לעובדים, בלי להפוך את היום לתוכנית מקצועית עמוסה.
כדאי להבחין גם בין יום משפחות ארגוני לבין פעילות הנערכת לכבוד יום המשפחה. האירוע המשפחתי יכול להתקיים לאורך השנה; המועד המתאים תלוי בקהל, בעונה ובתוכנית הרווחה של החברה.
מתחילים בהרכב המשפחות, לפני שבוחרים אטרקציות
מספר העובדים בחברה אינו מספר האורחים באירוע. לפני בחירת המקום צריך להעריך כמה עובדים יגיעו, מי יצטרף אליהם ומהם טווחי הגיל של הילדים. בהמשך מעדכנים את התכנון לפי ההרשמה בפועל, במקום להסתמך רק על מכפלה קבועה של בני משפחה לכל עובד.
הרכב הקהל משפיע על כמעט כל החלטה: שעת ההתחלה, מרחק הנסיעה, סוגי הפעילות, זמני האוכל ואופי המופע. אם רוב המשפחות מגיעות עם ילדים קטנים, ערב שמתחיל מאוחר עלול להקשות עליהן. כשיש בני נוער רבים, צריך לדאוג לתוכן שיש לו ערך גם עבורם.
כבר בהזמנה רצוי להבהיר מי מוזמן ואיך נרשמים. אפשר לאפשר פנייה מראש בנוגע להתאמות הנדרשות להשתתפות ולצרכים תזונתיים, בלי לבקש מידע אישי שאינו דרוש לתכנון.
איך בונים פעילות שמתאימה לילדים, לבני נוער ולמבוגרים?
הדרך ליצור יום כיף לעובדים ומשפחותיהם היא להציע בחירה בתוך מסגרת ברורה. אפשר לשלב פעילות משפחתית משותפת, תחנות שפועלות במקביל ורגע מרכזי שמפגיש את כולם. אין צורך שכל משתתף ייהנה מכל פעילות.
לילדים צעירים אפשר לבחון יצירה, משחק ותנועה, עם תוכן קצר וסביבה שבה ההורים יכולים ללוות אותם בנוחות. לילדים גדולים יותר אפשר להציע משימות, התנסות או פעילות עם תוצר. בני נוער עשויים להתחבר לאתגר, למשחקי צוות או לתוכן דיגיטלי, בהתאם לתחומי העניין שלהם ולמגבלות הפעילות.
גם למבוגרים צריך להיות מה לעשות: מקום נעים לשיחה, תוכן שמתאים להם, פעילות שאפשר להצטרף אליה ואירוח שמאפשר להישאר בנוחות. כדאי לשלב גם חוויות משותפות להורים ולילדים, כדי שלא יבלו את כל היום באזורים נפרדים.
בחירת המקום: מתחם קיים או אירוע בעיצוב אישי?
פארק שעשועים או מתחם פעילות קיים מספקים נקודת פתיחה שונה משטח שמקימים במיוחד לאירוע. לפני שסוגרים מקום, בודקים מה כלול, מה נשאר פתוח לקהל נוסף, מהן מגבלות השימוש ומה נדרש להוסיף כדי שהאירוע יתאים לארגון.
במתחם קיים כדאי לבדוק אילו פעילויות מתאימות לכל קבוצת גיל, כיצד מתנהלים תורים והיכן אפשר למקם אירוח ומפגש. גם אם יש אטרקציות רבות, צריך לוודא שיש מענה למי שאינם משתמשים בהן.
בהפנינג משפחות בשטח פתוח יש יותר אפשרויות לעצב את התוכן ואת חלוקת האזורים, אך צריך לתכנן גם את התשתיות. הצללה, שירותים, חשמל, מים, גישה לספקים ודרכי תנועה הם חלק מבחירת המקום והתקציב. באירוע במשרדי החברה יש לבדוק את התאמת המקום לאירוח משפחות ואת הפרדתו מאזורי העבודה.
אם מתוכננת פעילות מים או פעילות אתגרית, יש לבחון את התאמתה לקהל ואת תנאי ההפעלה עם המתחם והגורמים המקצועיים. עצם קיומו של מתקן במקום אינה סיבה מספקת לשלב אותו בתוכנית.
איך מפתחים קונספט שיש בו תוכן?
קונספט מועיל עוזר להחליט מה יקרה באירוע. למשל, רעיון של גילוי והתנסות יכול להתחבר לתחנות יצירה, הדגמות ומשימות משפחתיות. חגיגת יום הולדת לחברה יכולה לשלב את סיפור הארגון בתוכן קצר ובפעילות שהמשפחות יכולות להבין ולהשתתף בה.
אפשר לבנות עולם צבעוני ומלא דמיון, אבל אין צורך לחזור על סיסמת החברה בכל תחנה. המיתוג יכול להופיע בהזמנה, בשילוט ובפרטים שמחברים בין אזורי האירוע, בעוד התוכן עצמו נשאר נגיש ומהנה.
ההבדל בין קונספט על הנייר לבין אירוע מתוכנן נמצא בפרטים: מה עושים בכל אזור, כמה זמן הפעילות אורכת, כמה אנשים יכולים להשתתף ואיך היא מתחברת לשאר היום.
דוגמה מהשטח: אירוע המשפחות של מובילאיי בסופרלנד
לאירוע המשפחות שהפקנו למובילאיי בסופרלנד בראשון לציון הגיעו כ-4,000 משתתפים. לצד חוויית פארק השעשועים נבנה מתחם ייעודי למבוגרים שכלל עיסויים, משחקים ומוזיקה, והאירוע הסתיים במופע של סטפן, סטטיק ובן אל.
הפרויקט ממחיש כיצד אפשר להוסיף לאטרקציות של המקום תוכן ואירוח המותאמים גם למבוגרים. זו דוגמה לאירוע מסוים שהפקנו, ולא חבילה קבועה: באירוע אחר הרכב המשפחות, היקף המשתתפים והמטרה עשויים להוביל לבחירות שונות.
תוכנית היום: חופש בחירה עם עוגנים ברורים
יום משפחות לא חייב להתנהל כמו סיור קבוצתי. אפשר לתכנן קבלת פנים גמישה, פתיחת תחנות, חלונות אירוח ומופע מרכזי, כך שכל משפחה תוכל לבחור את הקצב שלה. לצד החופש הזה, האורחים צריכים לדעת מה קורה ומתי.
לדוגמה בלבד, אירוע אחר הצהריים יכול להתחיל בהגעה ובפעילות פתוחה, להמשיך באוכל ובפעילויות לבחירה ולהסתיים במפגש משותף קצר. זה אינו לוח זמנים מחייב: שעות התוכנית נקבעות לפי גילי הילדים, המקום, העונה ומשך האירוע.
יש להביא בחשבון גם את העומס שנוצר כשמסתיימת פעילות מרכזית. אם כולם עוברים באותו רגע לאוכל או ליציאה, עלולים להיווצר תורים. פיזור הפעילויות וההגשה לאורך היום מאפשר לתכנן את המעברים בצורה נוחה יותר.
אוכל, ישיבה ופינות הפוגה הם חלק מהחוויה
באירוע משפחות כדאי לתכנן אוכל שילדים ומבוגרים יכולים לבחור ממנו, ולברר מראש עם ספק המזון כיצד נותנים מענה לצרכים שעלו בהרשמה. כאשר נדרשת התאמה מסוימת, חשוב לתאם אותה במפורש עם הספק ולא להסתפק בשם כללי של מנה.
מיקום עמדות האוכל, שעות ההגשה וכמות מקומות הישיבה חשובים לא פחות מהתפריט. כדאי לבדוק איך משפחה מתנהלת עם עגלה, תיקים וכמה ילדים, והיכן אפשר לשבת בזמן האכילה.
מרחב שקט יחסית יכול להתאים למי שזקוקים להפסקה מהפעילות ומהמוזיקה. חשוב להציג אותו כאפשרות נוספת להשתתפות בקצב אישי. גם מידע ברור על נגישות, מרחקי הליכה ואופי הפעילות עוזר למשפחות להתארגן מראש.
הרשמה, קבלת קהל וחלוקת אחריות ביום האירוע
ההרשמה צריכה לספק תמונה מעשית של מספר המשתתפים והרכבם. לפני האירוע מומלץ לשלוח מידע מרוכז על הגעה, חניה או הסעות, שעות, אוכל וציוד שכדאי להביא, בהתאם לפורמט שנבחר.
בשטח צריך להיות ברור למי פונים כשצריך עזרה, איך מקבלים עדכונים ומהו הנוהל במקרה של ילד שנפרד מהמשפחה. את שיטת הזיהוי והטיפול מתכננים מראש בהתאם לאופי האירוע, תוך התחשבות בפרטיות המשתתפים.
יש להגדיר במפורש גם את האחריות לליווי הילדים. הפעלה עם מדריך אינה בהכרח שירות שמרטפות, ואין להשאיר את ההורים לנחש אם הם נדרשים להישאר לצד הילד. דרישות הבטיחות, ההפעלה, הרפואה והאבטחה מתואמות עם אנשי המקצוע והמתחם לפי מאפייני האירוע.
לאירוע בחוץ צריך לקבוע חלופה מעשית לתנאי מזג אוויר שאינם מאפשרים לקיים את התוכנית כמתוכנן. כדאי להחליט מראש מי מקבל את ההחלטה, עד מתי ואיך מודיעים למשפחות.
כמה עולה להפיק אירוע משפחות לעובדים?
אין מחיר אחיד לאירוע משפחות. העלות תלויה במספר המשתתפים בפועל, בהרכב הגילים, במיקום, במשך האירוע, בתוכן ובהיקף ההקמה והתפעול. תמחור לפי מספר העובדים בלבד אינו מתאר את העלות כאשר מצטרפים בני זוג וילדים.
התקציב עשוי לכלול שכירת מקום או כניסה למתחם, פעילויות, מופעים, מזון, ריהוט, עיצוב, מערכות טכניות, הסעות, צוותים וניהול הפקה. כאשר בוחרים שטח ללא תשתיות מתאימות, צריך לבדוק גם את עלות השלמתן.
למידע נוסף על מרכיבי התקציב אפשר לקרוא את מדריך עלויות הפקת אירוע חברה. לפני שמשווים הצעות, חשוב להבין אם המחיר מתייחס למשתתף, למשפחה או לאירוע כולו. יש לבדוק מה נכלל בחבילת המקום, אילו ספקים מתומחרים בנפרד, מהו מספר המשתתפים שעליו מבוססת ההצעה ומהם תנאי השינוי והביטול.
כדי להתאים את האירוע לתקציב, מתחילים ברכיבים שחשובים לקהל. אפשר לבחון מספר מצומצם של פעילויות עם קיבולת מתאימה במקום הרבה תחנות קטנות, או לבחור מקום שחוסך הקמות. את החיסכון בודקים מול ההשפעה על החוויה ועל התפעול.
מתי מתחילים לתכנן ומה צריך להעביר לחברת ההפקה?
באירוע גדול או כשיש תאריך, מתחם או מופע מבוקשים, רצוי להתחיל את הבדיקה כמה חודשים מראש. הזמן הנדרש משתנה לפי היקף ההפקה, זמינות הספקים ותהליכי האישור בארגון. אין לוח זמנים אחד שמתאים לכל אירוע.
לפנייה ראשונית כדאי להכין מועד או טווח תאריכים, אזור בארץ, מספר עובדים, אומדן משתתפים וטווחי גיל, לצד מסגרת תקציב ומטרה מרכזית. כדאי לציין גם אם מחפשים אירוע מלא, פעילות בתוך מקום קיים או הפקה המשתלבת בחגיגה ארגונית רחבה יותר.
ב-BY הפקות אנחנו מחברים בין הקונספט, התוכן, העיצוב והניהול בשטח. היקף ההפקה נקבע לפי צורכי האירוע, ומוגדר בהצעה כדי שיהיה ברור מה באחריות כל צד.
מתכננים אירוע משפחות לחברה שלכם?
ספרו לנו מי צפוי להגיע, מה תרצו שהמשפחות יחוו ואיזו מסגרת עומדת לרשותכם. משם אפשר לבחון מקום, לבנות תוכנית שמתאימה לילדים ולמבוגרים ולהגדיר את מרכיבי ההפקה.
אירוע משפחות מתוכנן מתחיל בהיכרות עם האנשים שיגיעו אליו. כשהפעילויות, האירוח והקצב נבחרים בהתאם להם, קל יותר ליצור יום שבו לכל משפחה יש דרך נוחה להשתתף.
