אירוע חברה בטבע מציע משהו שקשה לייצר בין ארבעה קירות: תחושת חופש, מרחב, תנועה וחיבור טבעי בין אנשים. במקום עוד ערב באולם, העובדים יוצאים מהשגרה ופוגשים זה את זה בסביבה פתוחה שמאפשרת להוריד מגננות, להשתתף בפעילויות, לנשום ולהרגיש שהם חלק מחוויה משותפת.
אבל דווקא המרחב הפתוח שהופך את האירוע למיוחד גם הופך את ההפקה למורכבת יותר. בטבע אין בהכרח חשמל, הצללה, מטבח, שירותים, דרכי גישה או פתרון מוכן לשינוי במזג האוויר. כל אחד מהמרכיבים האלה צריך להיבדק, לתכנן ולהקים מראש.
הפקת אירוע חברה בטבע אינה מסתכמת בבחירת נוף יפה ובהזמנת קייטרינג. היא דורשת תכנון מדויק של החוויה, התשתיות, התנועה בשטח, הבטיחות, התוכן והלוגיסטיקה. כאשר כל אלה עובדים יחד, הטבע אינו רק הרקע של האירוע. הוא הופך לחלק מהסיפור שלו.
לצפייה באירועי החברה שהפקנו>>>>
למה לקיים אירוע חברה בטבע?
יציאה אל הטבע משנה מיד את האווירה. העובדים אינם מגיעים לעוד ישיבה או אירוע רשמי, אלא נכנסים למרחב אחר שמזמין אותם להשתחרר, להשתתף ולהתחבר.
אירוע בטבע יכול להתאים למגוון מטרות:
- חיזוק הקשר בין צוותים ומחלקות
- ציון הישג או אבן דרך ארגונית
- פתיחת עונת הקיץ
- יום גיבוש לעובדים
- אירוע משפחות
- פעילות לצוות הנהלה
- השקת מהלך פנים ארגוני
- אירוע הוקרה לעובדים
- יצירת חוויה שמחברת בין העובדים לערכי המותג
היתרון הגדול הוא הגמישות. אפשר לבנות יום פעיל וספורטיבי, אירוע רגוע לצד מים, פסטיבל משפחות, ארוחה בטבע, הופעה תחת כיפת השמיים או מסע תוכן המשלב מספר תחנות.
הבחירה אינה צריכה להתחיל מהשאלה "איפה נקיים את האירוע?", אלא מהשאלה "מה אנחנו רוצים שהמשתתפים ירגישו ויעשו?". רק לאחר הגדרת המטרה אפשר לבחור את המקום, התוכן והמבנה הנכונים.
אירוע החברה של אורקם בכנרת: כשהמקום הופך לחלק מהפעילות
דוגמה טובה לאופן שבו אפשר להשתמש בטבע כחלק מהותי מהאירוע היא אירוע החברה שהפקנו לאורקם בכנרת.
החוויה החלה כבר במשרדי החברה. העובדים עלו לאוטובוסים וקיבלו תיקים ממותגים עם ממתקים, חטיפים ושתייה. כך הנסיעה לא נתפסה רק כאמצעי הגעה, אלא כפתיחת האירוע.
עם ההגעה לכנרת חיכתה לעובדים ארוחת בוקר, ולאחריה הם חולקו לקבוצות לפי צבעי חולצות. המשימה המרכזית הייתה בניית רפסודות והגעה אל חוף סאות ביץ', שהיה במרחק של כקילומטר. הפעילות שילבה עבודת צוות, תחרות, יצירתיות ותנועה בתוך הסביבה הטבעית עצמה.
בחוף היעד חיכו לעובדים ארוחת ברביקיו, בר אלכוהול ומופע של טיפקס שאירחו את שפיטה.
זהו עיקרון חשוב בהפקת אירוע חברה בטבע: לא להביא לאתר פתוח תוכן שהיה יכול להתקיים באותה צורה בכל אולם. באירוע מוצלח, המקום משפיע על הפעילות, על הקצב ועל האופן שבו המשתתפים חווים את היום.
מתחילים מהמטרה, לא מהלוקיישן
לוקיישן מרשים יכול לעורר התלהבות, אבל הוא אינו תחליף למטרה מוגדרת. לפני שבוחרים יער, חוף, פארק, כרם או מתחם פתוח, צריך להחליט מה אמור האירוע להשיג.
אם המטרה היא גיבוש, יש צורך בפעילות שיוצרת שיתוף פעולה אמיתי ולא רק נוכחות באותו מקום. אם מדובר באירוע משפחות, התכנון צריך לתת מענה במקביל לילדים, להורים ולמשתתפים ללא ילדים. אם המטרה היא הוקרה, יש לבנות רגע מרכזי שמעניק לעובדים הכרה ומחבר אותם להישג הארגוני.
הגדרת המטרה משפיעה על כל החלטה בהמשך:
- אופי הלוקיישן
- משך האירוע
- שעת ההתחלה
- סוג הפעילות
- מבנה הישיבה
- התוכן הבימתי
- האוכל והשתייה
- המיתוג
- אמצעי ההגעה
- הדרך שבה מודדים את הצלחת האירוע
אירוע שמנסה לכלול הכול עלול להפוך לעמוס ומפוזר. עדיף לבחור רעיון מרכזי אחד ולתכנן סביבו חוויה קוהרנטית.
איך בוחרים מקום לאירוע חברה בטבע?
נוף יפה הוא רק אחד הקריטריונים. לוקיישן מתאים צריך לעבוד גם מבחינה הפקתית ותפעולית.
התאמה למספר המשתתפים
המרחב צריך להיות גדול מספיק, אך לא גדול מדי. שטח פתוח ורחב ללא הגדרה עלול לפזר את הקהל ולפגוע באנרגיה של האירוע. לעיתים נכון לחלק את המתחם לאזורים ברורים באמצעות תאורה, ריהוט, שילוט, הצללה, אלמנטים ממותגים ובמות.
דרכי גישה
יש לבדוק כיצד מגיעים למקום אוטובוסים, רכבי ספקים, משאיות ציוד ורכבי חירום. דרך שמתאימה לרכב פרטי אינה בהכרח מתאימה למשאית עם במה, גנרטור או ציוד קייטרינג.
חניה והסעות
באירועים מרוחקים, הסעה מאורגנת היא לעיתים הפתרון הנכון ביותר. היא מפחיתה איחורים, מצמצמת בעיות חניה ומאפשרת להתחיל את החוויה כבר בדרך.
תשתיות קיימות
יש לברר מראש אילו תשתיות קיימות במקום ואילו צריך להביא:
- חשמל
- מים
- שירותים
- מטבח או אזור תפעולי
- תאורה
- הצללה
- נקודות פינוי אשפה
- קליטה סלולרית
- חיבור לאינטרנט במקרה הצורך
נגישות
אירוע חברה צריך להיות נגיש לכל המשתתפים. יש לבדוק את דרכי הגישה, הקרקע, המרחקים בין המתחמים, אזורי הישיבה והשירותים. חול עמוק, אבנים, מדרונות או שבילים צרים עלולים להקשות על חלק מהעובדים והאורחים.
מגבלות המקום
יש לבדוק שעות פעילות, מגבלות רעש, שימוש באש, הגשת אלכוהול, הפעלת גנרטורים, הקמת מבנים זמניים וכל אישור נוסף הנדרש בהתאם למקום ולאופי האירוע.
תכנון השטח: ליצור מרחב ברור בתוך הטבע
באולם קיימים בדרך כלל כניסה, במה, אזורי ישיבה ושירותים ברורים. בשטח פתוח צריך ליצור את הסדר הזה מאפס.
תכנון נכון מחלק את האירוע לאזורים:
- כניסה וקבלת פנים
- עמדת רישום ומידע
- אזור מרכזי להתכנסות
- מתחמי פעילות
- אזור אוכל ושתייה
- במה או מתחם תוכן
- אזורי מנוחה מוצלים
- שירותים
- אזור תפעולי לספקים
- נקודת עזרה ראשונה
- מרחב מוגן או הנחיות התגוננות בהתאם למיקום
צריך לחשוב גם על הדרך שעוברים המשתתפים. האם הם מבינים מיד לאן להגיע? האם נוצרים צווארי בקבוק? האם אזור האוכל מפריע להופעה? האם המוזיקה מהבמה פוגעת בפעילות אחרת?
מפת שטח מפורטת מאפשרת לזהות בעיות לפני האירוע ולא לאחר הגעת הקהל.
מזג האוויר אינו פרט שולי
כל אירוע בטבע תלוי במזג האוויר, גם כאשר הוא מתקיים בעונה שנחשבת נוחה. חום קיצוני, רוח, גשם, לחות או ירידה חדה בטמפרטורה יכולים לשנות את חוויית המשתתפים ואף לסכן את קיום האירוע.
לכן נדרשת תוכנית ברורה הכוללת:
- בדיקת נתוני מזג האוויר האופייניים לאזור ולעונה
- מעקב אחר התחזית לקראת האירוע
- הצללה מספקת
- מים זמינים ונגישים
- פתרונות קירור או חימום
- קיבוע בטיחותי של תפאורה, שילוט והצללות
- הגנה על מערכות חשמל וציוד טכני
- חלופה לגשם או לרוח חזקה
- קריטריונים ברורים לקבלת החלטה על שינוי או העברת האירוע
תוכנית גיבוי אינה יכולה להישאר ברמה של "אם ירד גשם, נסתדר". צריך לדעת לאן עוברים, כמה זמן נדרש להעברה, אילו ספקים מושפעים וכיצד מודיעים למשתתפים.
תשתיות חשמל, תאורה והגברה
שטח פתוח מחייב תכנון טכני שונה מאולם. אין להניח שנקודת חשמל קיימת יכולה לשאת מערכות הגברה, תאורה, מקררים, עמדות מזון וציוד נוסף בו זמנית.
יש להכין מפרט מסודר של צריכת החשמל ולתכנן את פריסת הכבלים והגנרטורים כך שלא יפריעו לתנועת הקהל. הכבלים צריכים להיות מוגנים ומסומנים, והציוד צריך להתאים לתנאי חוץ.
גם מערכת ההגברה דורשת התאמה. בשטח פתוח הקול מתפזר אחרת, ורוחות, מרחקים ומבנה המקום משפיעים על השמיעה. המטרה אינה רק להגביר את העוצמה, אלא ליצור פיזור נכון של הקול בלי להפריע לסביבה.
בתאורת ערב צריך להתייחס לשתי מטרות שונות:
- תאורה חווייתית שיוצרת אווירה ומדגישה את המיתוג
- תאורה תפעולית ובטיחותית לדרכי גישה, מדרגות, שבילים, שירותים וחניה
פעילויות שמתאימות באמת לאירוע בטבע
הפעילות צריכה להתאים למשתתפים, למטרת האירוע ולתנאי השטח. לא כל העובדים רוצים או יכולים להשתתף בפעילות פיזית מאומצת, ולכן כדאי ליצור אפשרויות השתתפות שונות.
בין האפשרויות:
- משימות קבוצתיות
- בנייה ויצירה משותפת
- מסלול תחנות
- פעילות מים במקום מתאים ומאושר
- סדנאות בטבע
- משחקי ניווט
- תוכן קולינרי
- הופעות
- מתחמי רוגע
- פעילויות למשפחות ולילדים
- חוויות תוכן ומיתוג לאורך המסלול
באירוע אורקם, בניית הרפסודות התאימה למקום ולמטרת הגיבוש. הקבוצות נדרשו לתכנן, לבנות, לשתף פעולה ולהגיע ליעד משותף. זו אינה פעילות שהונחה באופן מלאכותי על הלוקיישן, אלא חוויה שנוצרה מתוך האפשרויות של המקום.
אוכל ושתייה בתנאי שטח
קייטרינג בטבע דורש תכנון קפדני של קירור, חימום, אחסון, מים, חשמל, פינוי אשפה ושמירה על תנאי תברואה.
יש להתאים את התפריט לשעה, לעונה ולאופי הפעילות. לאחר פעילות פיזית, למשל, צריך לדאוג למים זמינים ולארוחה מתאימה. באירוע ארוך כדאי לתכנן מספר נקודות מזון לאורך היום ולא להסתמך על ארוחה אחת.
חשוב לתת מענה גם לרגישויות ולהעדפות תזונתיות:
- צמחונות וטבעונות
- אלרגיות
- רגישות לגלוטן
- כשרות בהתאם לצורך
- מנות לילדים באירוע משפחות
באירוע אורקם נבנה רצף קולינרי שהתאים להתפתחות היום: ארוחת בוקר עם ההגעה, פעילות קבוצתית ולאחריה ארוחת ברביקיו ובר אלכוהול בחוף היעד.
אירוע משפחות בטבע דורש חשיבה כפולה
כאשר העובדים מגיעים עם בני ובנות זוג וילדים, האירוע צריך לשרת כמה קהלים במקביל. ילדים בגילים שונים זקוקים לתוכן שונה, וההורים צריכים להרגיש שהם יכולים ליהנות בלי לעסוק כל הזמן בתפעול.
באירוע המשפחות שהפקנו לאשטרום לרגל השקת "הדסה הקטנה" שולבו הופעה מרכזית של רוי בוי ומתחמי פעילות ויצירה לקבוצות גיל שונות. הלקח רלוונטי גם לאירוע משפחות בטבע: לא לבנות את כל היום סביב אטרקציה אחת, אלא ליצור מספר מוקדי עניין המאפשרים למשפחות לבחור כיצד להשתתף.
באירוע כזה צריך לתת תשומת לב מיוחדת גם להצללה, בטיחות, נקודות מים, שירותים, אזורי החתלה, מזון לילדים, זיהוי ילדים ונהלים למציאת ילד שאבד.
המיתוג מתחיל לפני ההגעה
אירוע חברה בטבע אינו חייב להרגיש כמו פיקניק לא ממותג. אפשר לשלב את שפת החברה בלי לפגוע באופי הטבעי של המקום.
המיתוג יכול להופיע ב:
- הזמנות ומסרים מקדימים
- שילוט הכוונה
- ערכות אישיות
- חולצות או אביזרים בצבעי קבוצות
- אזורי צילום
- עיצוב מתחמי הפעילות
- במה ומסכים
- תפריטים ועמדות מזון
- מתנות
- תוכן הבמה
באירוע אורקם העובדים קיבלו כבר בתחילת הדרך תיקים ממותגים, והחלוקה לקבוצות נעשתה באמצעות חולצות בצבעים שונים. כך המיתוג שירת גם את החוויה וגם את תפעול הפעילות.
גם בהפקות קיץ אחרות של B.Y Group ניתן לראות כיצד עיצוב, תאורה, אותיות ענק ואלמנטים מזוהים יוצרים תחושת אירוע שלם. באירוע פתיחת הקיץ של כלמוביל, לדוגמה, שולבו תאורות LED, אותיות ענק, במה ואפילו מכוניות אמיתיות כחלק מעולם התוכן של החברה. באירוע הקיץ של אומריקס שולבו תאורת LED, עמדות צילום ואותיות ענק של לוגו החברה. העיקרון נכון גם בשטח פתוח: המותג צריך להשתלב בחלל ובתוכן, ולא להסתכם בלוגו המודפס על שלט.
איך בונים לוח זמנים לאירוע חברה בטבע?
לוח זמנים טוב משאיר מקום לחוויה, אבל אינו משאיר את הקהל ללא הכוונה.
דוגמה למבנה אפשרי:
| שלב | מטרת השלב |
| יציאה מאורגנת | התחלת החוויה כבר בהסעה |
| קבלת פנים וארוחה קלה | התאקלמות והיכרות עם המתחם |
| פתיחה קצרה | הצגת היום, כללי בטיחות וחלוקה לקבוצות |
| פעילות מרכזית | יצירת חוויה משותפת |
| זמן חופשי ומתחמים | בחירה וגמישות |
| ארוחה מרכזית | מנוחה ומפגש חברתי |
| תוכן במה או טקס | העברת מסר ארגוני ורגע שיא |
| הופעה או מסיבה | סיום אנרגטי |
| יציאה מדורגת | מניעת עומס והחזרת המשתתפים בבטחה |
משך כל חלק תלוי בקהל, במזג האוויר ובמרחקי ההליכה. בטבע חשוב להשאיר מרווחי זמן גדולים יותר לתנועה, התארגנות ושינויים בלתי צפויים.
בטיחות וניהול סיכונים
החוויה אינה יכולה לבוא על חשבון בטיחות המשתתפים. לפני האירוע יש לערוך סיור שטח מקצועי ולזהות מפגעים, הפרשי גובה, אזורים חשוכים, מקורות מים, דרכי גישה ובעיות אפשריות בתנאי מזג אוויר.
בהתאם לאופי האירוע יש לתכנן:
- עזרה ראשונה
- אבטחה
- סדרנים
- תדריך צוות
- שילוט ברור
- תאורת חירום
- דרך גישה לרכב חירום
- הגבלת גישה לאזורים מסוכנים
- נהלים לפעילות מים
- ניהול אלכוהול
- רשימת אנשי קשר
- תוכנית פינוי
- מענה להנחיות הרשויות וגורמי הביטחון
פעילות במים, שימוש באש, מתקנים זמניים או פעילות ספורטיבית דורשים בדיקות, אישורים ואנשי מקצוע מתאימים. האחריות ההפקתית היא לחשוב מראש גם על התרחישים שהמארגנים מקווים שלא יתרחשו.
קיימות ושמירה על המקום
אירוע בטבע צריך להסתיים בלי להשאיר אחריו נזק. כבר בשלב התכנון יש להתייחס לכמות הפסולת, כלי ההגשה, נקודות האיסוף, פינוי השאריות ושמירה על הצמחייה והשטח.
אפשר להפחית את ההשפעה הסביבתית באמצעות:
- מתקני שתייה ומילוי במקום בקבוקים אישיים רבים
- כלי הגשה רב פעמיים או פתרונות מתכלים מתאימים
- הפרדת פסולת
- שילוט רב פעמי
- צמצום הדפסות
- שימוש בספקים מקומיים
- תכנון הסעות מרוכזות
- איסור כניסה לאזורים רגישים
- צוות ניקיון במהלך האירוע ולא רק בסופו
שמירה על המקום אינה רק פעולה ערכית. היא גם חלק מהתדמית של החברה ומהחוויה שהעובדים לוקחים איתם.
טעויות נפוצות בהפקת אירוע חברה בטבע
לבחור מקום לפני שמגדירים את האירוע
לוקיישן יפה אינו מבטיח שהוא מתאים למספר המשתתפים, לסוג הפעילות או לתשתיות הנדרשות.
להסתמך על מזג אוויר "טיפוסי"
גם בעונות מעבר ובקיץ עלולים להתרחש תנאים חריגים. תוכנית חלופית צריכה להיות חלק מתקציב האירוע ולא מחשבה של הרגע האחרון.
להמעיט בחשיבות ההצללה והמים
משתתף שחם לו או שאינו מוצא מים לא יוכל ליהנות מהתוכן, גם אם ההפקה מרשימה.
לבנות פעילות שמתאימה רק לחלק מהעובדים
פעילות מאומצת או תחרותית בלבד עלולה להרחיק משתתפים. כדאי לאפשר דרכי השתתפות שונות.
לשכוח את שעות ההקמה והפירוק
בשטח פתוח ההקמה עלולה להיות מורכבת ואיטית יותר. דרכי הגישה, שעות האור ומגבלות המקום משפיעות על לוח הזמנים.
להשאיר את המיתוג לשלב האחרון
מיתוג טוב אינו אוסף של שלטים. הוא מחבר בין מטרת האירוע, התוכן, העיצוב ודרך ההשתתפות.
כמה זמן מראש צריך לתכנן אירוע חברה בטבע?
ככל שהאירוע גדול ומורכב יותר, כך נדרש להתחיל מוקדם יותר. איתור מקום, בדיקת זמינות ספקים, תכנון תשתיות, רישוי, בניית תוכן והכנת חלופה למזג האוויר דורשים זמן.
לאירוע פשוט יחסית מומלץ להתחיל לפחות מספר חודשים מראש. באירוע רב משתתפים, אירוע משפחות, אירוע הכולל מופעים גדולים או הקמה מורכבת, כדאי להתחיל מוקדם יותר.
התחלה מוקדמת אינה רק דרך להבטיח זמינות. היא מאפשרת לקבל החלטות טובות יותר, להשוות חלופות ולתכנן חוויה שאינה מורכבת מאוסף ספקים שנבחרו ברגע האחרון.
הפקת אירוע חברה בטבע עם B.Y Group
אירוע חברה בטבע מצליח כאשר הקריאייטיב והתפעול עובדים יחד. הרעיון צריך להיות מרגש, אבל גם אפשרי לביצוע. הלוקיישן צריך להיות יפה, אבל גם נגיש ומתאים. הפעילות צריכה להיות מקורית, אבל גם בטוחה ורלוונטית לקהל.
ב-B.Y Group אנחנו מתכננים ומפיקים אירועי חברה מקצה לקצה, החל מהגדרת הקונספט ובחירת הלוקיישן, דרך תכנון התוכן, המיתוג והתשתיות ועד לניהול הספקים והאירוע בשטח.
הניסיון שלנו בהפקת אירועי חברה, אירועי קיץ, אירועי משפחות, מופעים וחוויות ממותגות מאפשר לנו להפוך גם שטח פתוח למרחב מדויק, מתוכנן ומלא באופי.
רוצים ליצור אירוע חברה בטבע שהעובדים ימשיכו לדבר עליו גם אחרי שיחזרו למשרד? ספרו לנו על החברה, הקהל והמטרה, ואנחנו נבנה עבורכם את הדרך הנכונה להפוך את הרעיון לחוויה.
שאלות נפוצות על אירוע חברה בטבע
איזה מקום מתאים לאירוע חברה בטבע?
הבחירה תלויה במספר המשתתפים, סוג הפעילות, העונה, שעות האירוע והתשתיות הדרושות. חוף, פארק, יער, כרם או מתחם פתוח יכולים להתאים, בתנאי שקיימים או שניתן להקים בהם פתרונות גישה, חשמל, מים, הצללה, שירותים ובטיחות.
מה עושים אם מזג האוויר משתנה?
כבר בתחילת התכנון צריך לקבוע חלופה מעשית: מתחם מקורה סמוך, אוהל מתאים או תאריך חלופי. יש להגדיר מראש מתי מתקבלת ההחלטה וכיצד היא מועברת למשתתפים ולספקים.
האם אירוע בטבע מתאים גם לחברה גדולה?
כן, אך אירוע גדול דורש תכנון מוקפד של כניסה, הסעות, חניה, חלוקת קהל, תשתיות, הגברה, שירותים, מזון, אבטחה ופינוי. ככל שמספר המשתתפים עולה, חשיבותה של מפת שטח מפורטת גדלה.
אילו פעילויות מתאימות לאירוע חברה בטבע?
אפשר לשלב משימות קבוצתיות, סדנאות, תחנות תוכן, משחקי ניווט, פעילות מים במקום מתאים, הופעות, מתחמי אוכל וחוויות למשפחות. הפעילות צריכה להתאים לקהל ולמטרת האירוע ולא רק להיראות מרשימה.
האם אפשר למתג אירוע שמתקיים בטבע?
בהחלט. אפשר לשלב את שפת המותג בערכות אישיות, שילוט, חלוקת קבוצות, עיצוב מתחמים, במה, עמדות צילום, תפריטים, מתנות ותוכן. המיתוג צריך להשתלב בסביבה ולשרת את החוויה.
מה כולל תקציב של אירוע חברה בטבע?
התקציב עשוי לכלול את שכירת המקום, רישוי, הסעות, תשתיות חשמל ומים, הצללה, שירותים, הגברה, תאורה, ריהוט, מזון, פעילות, אמנים, מיתוג, צילום, אבטחה, עזרה ראשונה, ניקיון ותוכנית גיבוי. העלות תלויה במספר המשתתפים, במיקום וברמת המורכבות.
כמה זמן מראש מומלץ להתחיל לתכנן?
מומלץ להתחיל לפחות מספר חודשים מראש. באירועים גדולים, אירועי משפחות או הפקות הכוללות הקמות מורכבות ומופעים, כדאי להתחיל מוקדם יותר כדי לשמור על גמישות בבחירת המקום והספקים.
